電話での接遇の注意点

電話での接遇の注意点

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接遇は、必ずしも対面とは限りません。
電話での接遇も大切なマナーがあります。

 

ビジネスマンの基本と言うべき電話での接遇は、自分個人の問題ではなく、会社の顔にかかってくることですから、慎重に行なうことが大切です。

 

いくつかの注意点を挙げてみましょう。
まずは、電話の場合、手元にメモとペン、時計と資料などを必ず用意してください。
電話で大切なことは、第一声です。
接遇のモットーとして、明るく爽やかに、です。

 

白々しいものではなく、心を込めることで、声の印象は変わります。
会社であれば、『いつもお世話になっています』というのが、たいていのセリフ。
そのありきたりな言葉を、丁寧に告げることが大切です。

 

かかってきた電話の場合は、3コール以内が原則ですが、3コール以上の場合は、『お待たせいたしました』の言葉は絶対です。

 

相手との話始めのときには、何処の誰からどんな内容の電話なのかをメモる要にしてください。
聞き取りにくい言葉は、必ず確認をすること。
そして、用件に関しては、復唱のクセを付けることです。

 

復唱や確認は、接遇の上で大切なこと。
きちんと確認をすることで、内容をわかろうとしている態度が伝わります。
聞き取れなかった言葉などは特に確認を怠らないことです。

 

こちらから用件を伝えるときには、相手が理解しやすい言葉に置き換えることも接遇です。
こんなこと言ってもわからないではなく、どうにか伝わるよう慎重に言葉を選んで組み立てることが大切です。

 

あいづちはいい加減ではなく、電話なのについ体が動いてしまうくらいの丁寧さで行い、電話の最後は、『お忙しい中、ありがとうございました』と爽やかに終わる。

 

これが接遇の基本です。

電話での接遇の注意点についての情報

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